El correo electrónico utilizado como herramienta de trabajo es propiedad de la empresa

La noticia fue la portada de algunos de los principales diarios nacionales hace algunas semanas, entre ellos, El País, el ABC y La Vanguardia. La Sentencia del Tribunal Constitucional de 7 de octubre de 2013, no admite lugar a dudas y viene a confirmar lo que otras sentencias del Tribunal Supremo ya habían dictado en su momento y es que, bajo determinadas circunstancias y siempre cumpliendo determinados requisitos, el empresario sí puede vigilar el correo electrónico usado por el trabajador.

 

Para ponernos en situación, lo que viene a confirmar la sentencia es que el correo electrónico corporativo no pertenece al ámbito privado del trabajador, sino que es propiedad del empresario, que se lo viene a prestar al trabajador para la realización de su actividad laboral. Se podría considerar al correo electrónico, por tanto, como una herramienta que el empresario presta al trabajador para realizar su actividad laboral y, por tanto, dicha herramienta, no le pertenece al trabajador, sino al empresario.

 

En cierta sentencia de unificación de doctrina del Tribunal Supremo, concretamente en la Sentencia de 26 de septiembre de 2007, el mencionado Alto Tribunal estableció, sobre los medios informáticos de la empresa, que “se trata de medios que son propiedad de la empresa y que ésta facilita al trabajador para utilizarlos en el cumplimiento de la prestación laboral, por lo que esa utilización queda dentro del ámbito del poder de vigilancia del empresario”. Asimismo, dicha sentencia continua con que “tanto la persona del trabajador, como sus efectos personales y la taquilla forman parte de la esfera privada de aquél y quedan fuera del ámbito de ejecución del contrato de trabajo”, es decir, fuera del control empresarial. Sin embargo, sobre los sistemas informáticos puestos por la empresa a disposición del trabajador para el correcto desempeño de sus funciones, el Tribunal Supremo expone que “las medidas de control sobre los medios informáticos puestos a disposición de los trabajadores se encuentran, en principio, dentro del ámbito normal de esos poderes: el ordenador es un instrumento de producción del que es titular el empresario y éste tiene, por tanto, facultades de control de la utilización, que incluyen lógicamente su examen”. Como se comenzó explicando en este artículo, los medios informáticos, tanto el correo electrónico, desde la reciente Sentencia del Tribunal Constitucional de 7 de octubre de 2013; como ya lo venía siendo el ordenador, desde la sentencia a la que se alude en el presente párrafo; se consideran meras herramientas que el empresario pone a disposición del trabajador para que éste pueda trabajar.

Sin embargo, aun considerando tanto al ordenador como al correo electrónico meras herramientas de trabajo que no son propiedad del trabajador, sino del empresario, existen ciertos hábitos tolerados de uso privado, por parte del trabajador, de los medios informáticos de la empresa, de tal forma que, según expresa la citada sentencia del Alto Tribunal, “existe un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores”. Parece claro que esta permisividad puede chocar con la visión de que tanto el ordenador como el correo electrónico son propiedad de la empresa y por tanto susceptibles de ser vigilados por la misma como cualquier otra herramienta de trabajo. Así, el trabajador, en su descanso reglamentario, puede consultar información que podría ser confidencial, utilizando para ello los medios informáticos que la empresa ha puesto a su disposición, de tal forma que existe una especie de “tolerancia” hacia ciertos hábitos siempre y cuando éstos no sean abusivos; pero, sin embargo, por otro lado, el ordenador y el correo electrónico pueden ser objeto de vigilancia empresarial.

 

La pregunta que cualquiera podría hacerse entonces sería, ¿qué se considera abusivo y qué no se considera abusivo? O, también, ¿dónde está el límite entre privacidad personal y vigilancia de los medios de producción por parte de la empresa? Pues bien, esta pregunta está respondida en la misma sentencia referida del Tribunal Supremo, cuando se dice que lo que “debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios -con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales- e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones. De esta forma, si el medio se utiliza para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado una expectativa razonable de intimidad”.

Por tanto, lo que invita a pensar esta última sentencia mencionada es que, es la empresa la que debe indicar las reglas de juego a sus trabajadores y, es la que debe indicarles qué y qué no está permitido realizar con el ordenador o el correo electrónico en sus momentos de descanso. Aunque y, esta es la novedad que incluye la reciente sentencia del Tribunal Constitucional, si la prohibición parcial o total de uso personal de los medios informáticos de la empresa se halla recogida en un convenio colectivo, se dará por hecho que el trabajador está avisado puesto que, dado el “carácter vinculante de esta regulación colectivamente pactada”, se estima que “regía en la empresa una prohibición expresa de uso extralaboral, no constando que dicha prohibición hubiera sido atenuada por la entidad”. Por lo tanto, debido a esta prohibición, se legitima el “poder de control de la empresa sobre las herramientas informáticas de titularidad empresarial puestas a disposición de los trabajadores”.

Hay que tener en cuenta, por tanto, dos vertientes; una, que la empresa haya establecido reglas en el uso de los sistemas informáticos y, otra que, si no los ha establecido, éstas estén recogidas o no en los convenios colectivos de aplicación al trabajador. Una vez tenidas en cuenta estas vertientes, el trabajador debe obrar en consecuencia en caso de un despido procedente por estas causas.

 

Si el aviso se produce, es necesario que la empresa delimite el uso de las herramientas informáticas, pudiendo establecer prohibiciones totales o parciales. En caso de que la prohibición sea total, el trabajador no debe, bajo ningún concepto, usar el correo electrónico ni el ordenador para uso personal, o cualquier perito informático contratado por la empresa podrá inmediatamente demostrar que ha habido un uso fraudulento de los mismos por parte del trabajador. Asimismo, si las reglas establecidas permiten el uso tanto del ordenador como del correo electrónico bajo determinadas circunstancias y, el trabajador es despedido debido a un uso indebido de las herramientas informáticas propiedad de la empresa; si el trabajador cree que se ha atenido a las normas impuestas por la empresa, deberá contratar un perito informático que practique una prueba sobre el ordenador y el correo electrónico y determine si las reglan fueron cumplidas.

Por otra parte, si el aviso no se produce y tampoco está recogido en el convenio colectivo, debe entenderse que existe libertad para el uso personal, por parte del empleado, del ordenador y del correo electrónico proporcionados por la empresa; siempre dentro de unos ciertos límites que vendrán marcados por el tiempo de descanso reglamentario, es decir, que el uso privado del ordenador no deberá extralimitar en ningún caso el tiempo que el trabajador tiene asignado para su descanso personal dentro del horario laboral. Así, si se produce un despido por causas objetivas debido al uso indebido del correo electrónico o del ordenador y la empresa no ha avisado previamente a los trabajadores, lo más probable es que el despido sea improcedente, en cuyo caso el trabajador deberá contactar con un perito informático para que éste certifique el uso que se ha dado tanto a su ordenador como al correo electrónico de la empresa, en el ámbito privado, dentro de los periodos de descanso reglamentario recogidos en el Estatuto de los Trabajadores.

Si, por el contrario el aviso no se produce y existen normas en el convenio colectivo que limitan el uso de los sistemas informáticos propiedad de la empresa, dichas normas deberán ser cuidadosamente estudiadas por un abogado y un perito informático en caso de despido del trabajador, de tal forma que se pueda dilucidar si el trabajador las cumplió o no.